成本管理系列之如何做好企业招待费的管控：
第1章 总则：第1条 实施目的
为规范公司公关招待管理工作，明确公关招待流程、礼仪和标准，维护与提升公司形象，特制定本办法。
第2条 适用范围
1．本办法适用于公司总部、成员公司和项目组的招待管理工作。
2．本办法所称公关招待是指对以建立、维护良好关系或重大业务谈判为目的来访的政府机构、相关公司、客户、社会团体等的招待，以下统称“招待”。
3．本办法不包括项目开业典礼、揭牌、点火仪式等活动，此类活动的招待需结合行业特点制定指导性方案，其预算由相关单位或部门执行。
4．如果是出差时请客户发生的餐费，则列入招待费。
第2章 招待标准和程序：第3条 各级行政管理部门为公关招待的管理机构。
第4条 各业务招待部门要严格按照A、B、C三级招待规格和标准具体执行，如下表所示。
业务规格和标准：
第5条 A级招待方案应该提前三天拟订，B级和C级如果拟订会影响工作效率的话，可以不拟订招待方案。
来不及拟订方案的可进行草拟或口头汇报招待工作。
涉及其他部门或人员的，招待管理部门应提前24小时通知对方，并详细说明情况与注意事项。
第6条 陪同来访人员用餐时，如来宾人数在10人以下，原则上我方陪同人员最多不得超过3人；
如来宾人数在10人以上，则每增加5人我方增加1名陪同人员。
第7条 招待管理部门应按季度对招待工作进行汇总分析，并提交上一级主管部门。
第8条 对于重要的来宾应设立招待卡，详细记载其爱好、兴趣与特点等。
第3章 招待费的使用：第9条 招待费主要包括餐费、住宿费、礼品赠送费、车辆使用费、胶卷及洗印费，鲜花、水果、饮料等购买费和笔、墨、纸张费。
第10条 住宿和就餐原则上就在公司规定的酒店及饭店。
第11条 招待费应在《招待审批单》（如下表所示）“费用预算”一栏中填写，一同申请报批。
招待审批单：填表人： 填表时间： 年 月 日
第4章 招待费的审批：第12条 招待主管部门领导根据《招待审批单》的内容对预算进行审核，特殊情况超过本级审批权限的，须报上一级领导批准。
第13条 招待费由财务部根据审定后的费用数额借支。
第14条 招待工作结束后三日内，经办人将主管领导签字后的发票凭证与《招待审批单》一起送财务部核算报销。
：第5章 招待费的报销：第15条 财务部根据年度经营预算核定各部门的招待费总额，由部门分解月度支出额，按月度分解预算定期考核，超额部分由部门经理承担。
第16条 集团各部门及各子公司上报本单位业务招待费用预算，由财务总监（或财务经理）掌握开支。
第17条 属于预算内的业务招待费用，凭正式票据由经手人签字，注明活动性质、参加人数，报部门经理审批，由助理总经理（含）以上的各主管领导签字、财务总监核准后予以报销。
子公司则要有总经理助理（含）以上的各主管领导签字，由财务总监（或财务经理）核准后予以报销。
第6章 附则：第18条 本办法由财务部制定，经总经理批准后实施。
第19条 本办法自颁布之日起实施。
一、如何节省公司招待费用
很多企业在发展到一定规模的时候，为了拓展业务，招待费和差旅费用大幅度增长，为企业增加了费用负担。
作为行政管理部门，如何为企业从根源上节省差旅、宴请、招待费用，并结合公司的实际情况，为员工养成良好的节约意识。
更好履行公司相关费用的节流把控，从而逐步完善公司制度。
根据行政部的相关职责及义务，对于公司接待费用等做出以下9条改善措施，供大家参考：
1、公司行政部要不断签订和完善相关公司的协议入住酒店、就餐饭店、机票、礼品采购等大宗供应商，并将原有的供应商大客户协议价格进行进一步压缩，使公司在日常接待过程中根据客户人数、要求、等级进行选择公司制定场所进行消费，且费用执行月结，月结之前行政部予以审核；
2、制定完善接待费用标准制度。
午餐一般定为工作餐，特殊情况需要总经理审批同意方可去指定酒店用餐。
午餐标准为50元/人，晚餐标准为200元/人（晚餐宴请超出人均标准的，需要宴请人写明情况并由分管副总签字确认）。
午餐一般建议不喝酒，晚餐用酒数量进行限定；
公司在接待过程中可以提供香烟2盒，茶叶从公司领取自备带去酒店。
就餐过后剩余的酒进行回库登记，核销数量。
行政部将对于申请接待者每月用酒量进行公示；
3、接待就餐之前申请人需要进行宴请审批（OA），审批流程为“发起人——分管副总——总经理，抄送行政部负责人、库管”。
且申请人报销宴请费用必须在发票后附机打流水菜单（方便行政和财务审核所点菜单是否符合公司要求）。
报销环节应经过行政部签字审核后交财务。
超出标准部分原则上由申请人个人负担；
4、接待来访时必须按照公司相关规定提前做好接待方案，严禁超标接待。
原则上不为来访者提供住宿安排，特殊需要单独安排的，提请审批需要总经理批准；
5、严卡出差流程审批，机票由公司行政部统一预定。
火车票因价格稳定，由员工自行购买，凭票报销。
为了能订购到最优惠的折扣机票，原则上要求员工至少提前2天预定机票。
未提前2天订出差机票的，个人承担机票费用的10%，不足一天的，个人承担20%，因私退改签机票的，由个人全额承担机票退改签费用；
6、严卡员工市内交通费、打车费，对打车报销款加大审核力度。
员工出差下飞机时间不超过20：00，一律建议选择机场大巴作为交通工具；
7、设置行政部礼品制定序列及价格标准，礼品序列中没有的，不允许购买；
申领的礼品必须登记在册，普通级别的礼品由分管副总签字确认，高档礼品由总经理签字。
8、结合各部门的绩效考核制度，对每人年度的绩效任务中按照比例核算个人年度的宴请款额，超出额度的，个人自付；
9、公司鼓励员工私车公用进行公司补贴，节省公共资源。
试行“准驾”资格考试，符合条件的员工（如已过试用期、持有c1驾驶执照、驾龄１年以上的）可以到行政部考试，考试分为笔试和实操。
考试通过之后给予备案 他们可以开公司的车，没有取得行政部备案的“准驾”人员，是只有申请车辆的权限，没有驾驶公车的权限，以缓解公司司机不足的某些特殊情况。
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二、业务招待费金额太大怎么管控
企业在实际经营过程中，需要对日常费用进行管理与监控，业务招待费是期间费用中占比较高的费用之一，也是比较容易失控的费用之一。
当企业招待费金额过大时，企业应该立即引起重视，采取相应的措施对业务招待费进行管控。
内控建设
当企业招待费金额过大时，企业应该第一时间加强内控管理，出台与建立招待费管理制度，对招待费的发生与使用从制度上进行制约，制度一旦成立，必须严格执行，相应的奖惩规则也需要相应确立。
预算管理
加强费用预算管理。
通过招待费的费用预算机制，在费用发生之前对费用进行监控与管理。
正常情况下，每年编制费用总预算，每季度需要回顾与总结预算执行情况。
预算机制一旦启动，必须严格执行，确保预算管控实施到位。
加强审核
加强招待费的审核力度。
在费用使用人申请与报销费用时，审核人应要求费用使用人提供费用的事由、地点、参与人等，通过加大审核力度，确保费用发生的真实性、合理性。
审批机制
加强招待费的审批机制。
针对异常、大额、不合理的招待费用，应将费用事项上升至更高层的领导进行知晓与审批，更大程度上避免不合理费用的发生。
考核制度
企业可以针对招待费建立考核机制，将费用与业绩进行挂钩考核。
对于只有费用没有业绩的部门与人员实行相应的惩罚措施，保证企业输出与输入的合理配比。
综上，对于招待费的管理，应该从事前、事中与事后多个维度进行监管，保证费用发生的真实性、合理性、有效性。
三、公务接待费怎么做账
1.在会计处理上，一般在销售费用、管理费用等费用一级科目下设置“业务招待费”二级科目，专门用于核算企业发生的各项招待费用。
2.但是，在实际处理招待费用的账务时，并不是不加判断的将所有招待费用都放入业务招待费中，而是应该根据招待费用的实际发生情况，确定费用应该计入的会计科目，这样的账务处理才是更加准确与合理的。
接下来说明几种常见的情况。
3.对于日常发生的各项招待费用，根据费用发生的部门，分别计入相应的科目，账务处理为：
借：销售费用/管理费用等-业务招待费
贷：银行存款
4.对于在员工差旅期间发生的招待费用，计入差旅费更加合理，账务处理为：
借：销售费用/管理费用等-差旅费
贷：银行存款
5.对于员工内部聚餐等发生的招待费用，计入福利费更加合理，账务处理为：
借：管理费用-福利费
贷：银行存款
6.可见，在进行招待费做账时，应该先判断招待费的实际发生情况，再确定账务处理的会计科目，确保账务更加合理与准确。
7.以上是招待费的会计处理方法。
另外，最后需要说明一点，招待费在税务处理上与会计处理是存在差异的，根据税法的相关规定，在税前扣除项目中，企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售（营业）收入的0.5%。
因此，企业在汇算清缴时，一定要注意是否存在招待费的纳税调整事项。
