一、员工车辆费用报销办法
员工车辆费用的报销,每个单位的报销流程不一样,自己把发票单据都准备好,填写费用报销单,找主管部门领导签字,再找大领导审批就可以了。
二、公司费用报销制度及报销流程
第一部分 总则
第一条为了加强公司内部管理,规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想,合理控制费用支出,特制定本制度。
第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况,将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、业务相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。
第三条本制度适用公司全体员工。
第二部分 借支管理规定及借支流程
第四条借款管理规定
(一)出差借款:出差人员凭审批后的出差申请按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
(二)其他临时借款,如业务费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
(三)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。
(四)借款销账规定:
(1)借款销帐时应以借款申请单为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经主管领导批准,否则财务人员有权拒绝销帐;
(2)借领支票者原则上应在5个工作日内办理销帐手续。
(五)借款未还者原则上不得再次借款,逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。
第五条借款流程
(一)借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。
(二)审批流程:主管部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批。(金额过大须由董事长审批)
(三)财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部出纳里办理领款手续。
第三部分 日常费用报销制度及流程
第六条日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
第七条费用报销的一般规定
(一)报销人必须取得相应的合法票据(一般为发票,相关规定见发票管理制度),且发票背面有经办人签名。
其他票据(含除燃气公司、电力局及农副产品以外的收据)不予报销。
(二)填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;
严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;
金额大小写须完全一致(不得涂改);
简述费用内容或事由。
(三)按规定的审批程序报批。
(三)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
第八条费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并自行填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。
第九条差旅费报销制度及流程。
费用标准:根据相关部门具体规定进行限制费用。
报销标准:实报实销。
(四)费用标准的补充说明:
1.住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;超出住宿标准部分由员工自行承担。
2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返本地时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
3.伙食标准、交通费用标准实行包干制,依据实际出差天数结算,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。
4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费,同时按总经理要求适当扣减出差人当天的伙食补贴。
5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
(五)报销流程
1.出差申请:拟出差人员首先由总经理批准。
2.借支差旅费:出差人员审批过后,自行填写对应的《借款单》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
3.购票:出差人员持审批过后,到行政部订票(机票需提供发票进行报销)。
4.返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门经理审核签字,财务部审核签字,总经理审批;
原则上前款未清者不予办理新的借支。
第十条电话费报销制度及流程
(一)费用标准
1.移动通讯费:为了兼顾效率与公平的原则,员工的手机费用的报销采用与岗位相关制,
即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准,具体标准见行政部相关管理制度规定。
2.固定电话费:公司为员工提供工作必须的固定电话,并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。
(二)报销流程
1、公司行政部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部,未提供手机费用报销情况的无须交付。
2、行政部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。
3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
4、员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。
5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续,若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因,特殊情况报总经理批示处理办法。
第十一条交通费报销制度及流程
(一)费用标准:
(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车;
在没有车的情况下乘坐出租车,回到公司后需自行填写报销单,由总经理审批后方可报销;
(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。
(二)报销流程
1.员工整理交通车票(含因公公交车票),在报销单上签经办人名字,按规定填好《交通费报销单》。
2.审批:按日常费用审批程序审批。
3.员工持报销单到财务处办理报销手续。
第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程
(一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责。
(二)报销流程
1.购置申请:公司行政部根据各部门需求及库存情况按资产管理办法规定报批。
2.报销程序:报销人先填写费用报销单(附出入库单),按日常费用审批程序报批。
审批后的报销单及原始单据(包括结账发票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
3.费用归集:财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程
(一)费用标准
1.招待费:为了规范招待费的支出,大额招待费应事前征得总经理的同意。
2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人力资源部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人力资源。
人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。
3.资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。
各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》,在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。
4.其他费用:根据实际需要据实支付。
(二)报销流程:
1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
3.资料费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。
4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
三、员工如何正确报销企业更省费用
费用报销是企业日常运营中最频繁的经济事项,关乎企业财务工作的质量和每一个员工的切身利益。
财务部门如何有效管控员工费用报销的工作呢?太严苛,势必会引起员工的愤怒;
太宽泛,啥都给报,是不负责任的行为,且上级管理人员会不满。
那么,究竟怎样才能让费用报销更简便、高效、规范呢?下面有关费用报销的注意事项,和大家详细分享下。
一、做好规章制度的制定
对于报销,企业要有明确的规章制度,并且要做到面广点细。
面广,就是要考虑到企业日常运营中可能出现的各种情形,做到让财务人员和报销人员有章可依。
点细,就是要做好细节,对时间、金额、条件等界定精确,不能含糊其词。
例如员工报销加班打车费,对于哪个时间段才属于加班打车、对车型(出租车、快车还是专车等)是否有要求、是否有最高金额限制要求等。
二、做好全员培训
制度再完善,要想真正落实到位,首先得做好宣讲培训,企业业务人员通常不懂财会相关知识,对于发票是否真实合规也无从判断。
财务人员需提前培训告知,针对其经常发生的报销类型,明确需要开具的是增值税专用发票还是普通发票、必须填写哪些具体信息、发票如何整理粘贴等,使员工提前了解公司的财务要求,避免反复返工修改。
三、注意特殊事项处理
1、对于首次出现的特殊事项,要制定好应急方案,保证遵循大的框架和原则。
如果以后此类情况发生相对频繁,就可以总结出规律,补充进报销制度。
2、制度的规范和实际业务中的情况总会有差异,最常见的就是财务报销要求必须提供发票,但实际中很多金额小、支付给个人的款项确实无法取得发票。
此时就需要提前做好替代方案。
例如把员工零星购买改为企业统一采购、实行费用包干制等。
四、规范报销和审批的流程1、明确报销和审批的时间节点
例如报销一月一清,当月发生的费用必须在次月10日前提交报销申请、次月14日前审批完毕、15日支付报销款等。
这样一方面可以避免重复报销,节约财务审核的时间和精力;
另一方面,集中处理,也会使得财务报销工作更高效。
2、明确审批流程和审批人
实务中企业常常存在两个极端,要不没有人审批签字,要不就是有一连串很多人。
其实一个经济事项最多三个人把关就够了,企业不要跟风走形式,要结合自身实际情况,设置最简单、可清晰执行的审批签字流程。
五、费用报销的四大原则支出项目均要先申请,经批准后才能支出。
2.谁批准谁负责原则审核人员和批准人员需要对本人审核批复的费用支出负责。
3.手续完整原则
报销必须有经办人、审核人的秦明,财务不得受理手续不全的报销单据
4.即时清账原则借用公款,必须即时清洁。前账不清,后款不借。
四、公司内部费用报销管理方法
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一、借支管理规定及借支流程:出差借款:出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款,出差返回5个工作日内办理报销还款手续。
其他临时借款:如业务费、工伤住院费、周转金等,借款人员应及时报帐,除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。
各项借款金额:原则上不应超过RMB 50,000元。
借款销账规定:借款销账时应以《借款单》为依据,据实报销,超出申请单范围使用的,须经总监级领导批准,否则财务人员有权拒绝销账。
借款未还者:原则上不得再次借款,逾期没还(二个月内),借支者转为个人借款从工资中扣回。
二、借款流程 借款人按规定填写《借款单》,注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致,不得涂改),转账或现金。
审批流程:部门经理级审核签字 会计复核签字 财务经理复核签字 总经理或其授权人审批。
财务付款:借款凭审批后的《借款单》到财务部出纳处办理领款手续。
三、日常费用报销制度及流程 日常费用主要包括:差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、车间零星物料、业务招待费、培训费、资料费等。
在一个预算期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。
费用报销的一般规定 报销人必须取得相应的合法票据:目前我国发票主要类型包括包括:增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、机动车销售统一发票、二手车销售统一发票、通用机打(手工)发票、航空运输电子客票行程单、门票、过路(过桥)费发票、定额发票、客运发票。
取得的发票必须是按照号码顺序填开的,填写项目齐全,内容真实,字迹清楚,全部联次一次打印,内容完全一致,并在发票联和抵扣联加盖发票专用章。
填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;
严格按单据要求项目认真写,注明附件张数;
金额大小写须完全一致(不得涂改);
简述费用内容或事由;
单据完整,粘贴整齐,单据不完整(例如不粘贴或者用订书机订),财务部退回原报销人处理,实际已经发生但未取得合法票据的费用,需填写《费用报销特别审批单》经部门经理级及公司总经理批准后,按照实际消费记录单独报销。
按规定的审批程序报批 报销10,000元以上需提前一天通知财务部以便备款。
费用报销的一般流程:报销人整理报销单据并填写对应《费用报销单》=》部门经理级审核签字=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》公司总经理或其授权人审批=》至财务部出纳报销。
四、差旅费报销制度及流程 费用标准: 住宿费报销时必须提供住宿发票,实际发生额未达到住宿标准金额,不予补偿;
超出住宿标准部分由员工自行承担。
实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准,12:00以后出发(或12:00以前到达)以半天计,12:00以前出发(或12:00以后到达)以一天计。
伙食标准、交通费用,乘坐火车须取得火车票,乘坐飞机需取得航空运输电子客票行程单及电子普票,原则上采用额度内据实报销形式,特殊情况无相关票据时,经审批后可按消费记录在额度内报销。
宴请客户需由销售总监批准后方可报销招待费。
出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。
报销流程 出差申请:拟出差人员首先填写《出差申请表》,详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,出差申请单由总监级批准。
借支差旅费:出差人员将审批过的《出差申请表》交财务部,按借款管理规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。
返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》,部门经理级审核签字=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》公司总经理或其授权人审批。
五、电话费报销制度及流程 费用标准:移动通讯费:员工的手机费用的报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,人事行政部根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准。
报销流程财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。
六、交通费报销制度及流程 费用标准::员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车,在没有车的情况下经人事行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租或网约车,市内因公公交车费应保存相应车票报销。
报销流程 员工整理交通车票(含因公公交车票),在车票背面签经办人名字,并由人事行政部派车人员签字确认,按规定填好《费用报销单》。
审批:按日常费用审批程序审批。
员工持审批后的报销单到财务部办理报销手续。
七、办公费、低值易耗品、车间零星物料的采购费用报销制度及流程 管理规定:为了合理控制费用支出,办公费、低值易耗品由公司人事行政部统一管理,集中购置,并指定专人负责,做好台账登记及管理。
低值易耗品是指:价值低(单价3,000元以下)、品种多、数量大、易损耗、使用年限短,因而导致购置报废比较频繁的物品。
低值易耗品的分类::经营用具:指经营中使用的各种用具如清洁器械、消防器械、绿化器械等。
管理用具:指企业管理中的各种家具用具,如保险柜、沙发、椅子、桌子等。
包装容器:指企业在经营过程中使用的周转箱,包装袋等。
除上述以外的其它低值易耗品。
车间零星物料,不适合走正常采购程序的,可零星采购,由采购部指定专人负责,根据采购获取的发票及送货单、入库单等进行报销。
在正规的电商平台采购,如京东、天猫、淘宝等,需取得增值税发票,特殊情况无法取得发票的,经审批后可按照实际消费记录报销。
报销流程 购置申请: 办公用品及易损易耗品的采购,公司人事行政部每季度根据需求及库存情况编制购置预算,实际购置时填写《采购申请单》按规定报批。
车间零星物料采购,由采购部根据需要填写《采购申请单》按规定报批。
报销流程:报销人先填写《费用报销单》(附出入库单),按日常费用审批程序报批。
审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部,按日常费用报销流程付款或冲抵借支。
费用归集:财务部按月根据人事行政部提供的各部门领用金额统计表,归集核算各部门相关费用。
库存用品作为公共费用,待实际领用时分摊。
零星采购的物料直接计入制造费用。
八、招待/聚餐费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 费用标准 招待/聚餐费:为了规范招待/公司聚餐的支出,5,000元以上招待/公司聚餐费应事前征得公司总经理的同意。
培训费:为了便于公司根据需要统筹安排,此费用由公司人事行政部门统一管理,各部门培训需求应及时报送人事行政部门。
人事行政部根据实际需要编制培训计划报总经理或其授权人审批。
资料费:在保证满足需要的前提下,尽量节约成本,注意资源共享。
各部门在购买资料前必须先填写《资料申请表》,在报销前必须到人事行政部文控员处进行登记(文控员在资料发票背面签字)。
其他费用:根据实际需要据实支付。
报销流程:招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。
聚餐费要提供《聚餐申请表》给相关权责人签字后再按日常费用报销规定进行报销。
培训费由人事行政部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。
资料费在报销前需办理资料登记手续,按审批程序审批后的报销单及申请表到财务部办理报销手续。
其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。
九、工薪福利及相关费用支出制度及流程 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等,此类费用按照资金支出制度相关规定执行。
工资支付流程::员工入职5日内,由人事行政部将经用人部门总监级审批后的工资支付标准(含薪资额度、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部;
销售部门5日前提供提成表;
人事行政部每月5日前提供全员的考勤记录及有绩效考核的结果记录给财务部;
财务部计算工资并编制工资表;
按工薪审批程序审批;
每月10日之前财务部给员工签领工资条;
每月15日由财务部通过银行代发形式支付工资。
临时工资支付流程同工资支付流程社会保险支付流程::由人事行政部将由行政总监审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理;
社会保险金由财务部办理银行托收手续,财务部收到银行托收单据应交人事行政部专员签字确认,若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。
其他福利费支出:其它福利费主要指:职工食堂费用、节日礼品费用、员工聚餐费用、给予职工的其它补贴。
由公司人事行政部按审批后的支付标准填写报销单=》经部门经理级签字确认=》会计复核签字=》财务经理复核签字=》报总经理或其授权人审批,审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。